阿里巴巴集團(tuán)9月8日即將在黃龍體育中心召開2017集團(tuán)年會。

根據(jù)杭州媒體報道：為了年會，阿里包了32班高鐵、1700車次大巴；100多家酒店、參與員工4萬人，現(xiàn)場演職人員2000多名，工作人員超2000人，阿里親屬和嘉賓超1000人……天上飄來四個字“爸爸任性”。

阿里總共有6萬多名員工，通過抽簽的方式，抽出近4萬人前往現(xiàn)場參加。他們來自全球各地近21個國家，現(xiàn)場更是動用了阿里最先進(jìn)的技術(shù)團(tuán)隊NASA打造了IOT手環(huán)！這場年會，可能成為史上規(guī)模最大、最黑科技的一次。

都說阿里的員工很幸福，誰知辦場會有多幸苦。所有人都在羨慕4萬員工，卻都忽視了這場盛世年會拋頭顱撒熱血的HR和行政。為了年會，阿里集團(tuán)動用了人事、行政部100多人忙活了2個月。大概此時也只有HR和行政同行能理解這100人的辛酸。5萬來自各地的人，怎么去、怎么住、怎么同酒店結(jié)算、怎么入場驗證，如何年會互動這些都是大問題？www.31huiyi.com

首先怎么接送？馬爸爸包了32班高鐵，400輛大巴。針對北京和廣州的員工，阿里開通了廣州至杭州、北京至杭州兩個方向的專列，總共包了32班高鐵。而從機(jī)場到酒店、體育場，阿里動用了杭州市內(nèi)400輛大巴，約1700車次。

怎么住宿？根據(jù)目前的統(tǒng)計，這次阿里年會給員工安排的酒店超過100家，平均每天超7000多間客房，范圍從余杭延伸到蕭山。

現(xiàn)場如何管理？每個人都會配發(fā)一只IOT（物聯(lián)網(wǎng)）手環(huán)。屆時，戴著手環(huán)的每個人，都會是場上的一個像素點，共同協(xié)作形成動態(tài)大圖。

年會如何互動？在內(nèi)場，阿里的NASA研發(fā)團(tuán)為來自全球的4萬名阿里員工將接入無線互動環(huán)境。到那個時候，偌大的黃龍體育中心，每臺手機(jī)可如絲般順滑地現(xiàn)場發(fā)送小視頻、彈幕等在大屏幕上進(jìn)行互動。

即使動用了阿里最尖端的NASA研發(fā)團(tuán)，馬云還是給行政、HR留下了大票難題！

• 32班高鐵，總運(yùn)能3萬人；怎么在上高鐵前短時間內(nèi)校驗嘉賓身份，告知其車廂號、座位號；而下了高鐵，該調(diào)撥多少輛、開往那些酒店的大巴？如何將他們準(zhǔn)確分配到前往對應(yīng)酒店的大巴上？這都是巨大的挑戰(zhàn)。

• 在酒店住宿時，行政們又要面臨大問題：怎么計算各酒店的人數(shù)？最后同100家酒店做結(jié)算？

• 到了現(xiàn)場，行政們又要苦思如何校驗近5萬，囊括員工家屬、演職人員、員工、工作人員等多類人群的身份，并分發(fā)其對應(yīng)的手環(huán)，還能實時了解入場情況？

• 怎么讓全場員工通過手機(jī)參與更多的大屏互動，比如互動抽獎等？

實際上，只要馬云爸爸用上我們的數(shù)字會務(wù)系統(tǒng)，HR就不會有煩惱。只要一張電子票，就能輕松搞定接車、酒店分房、現(xiàn)場驗證簽到、大屏幕互動等所有環(huán)節(jié)！哪怕沒有NASA研發(fā)團(tuán)的支持。

首先，HR通過數(shù)字會務(wù)系統(tǒng)將各自專屬電子票發(fā)送到所有的參會嘉賓、工作人員、演職人員手機(jī)上。

各地同事上包鐵（馬云包下的高鐵）前，工作人員只需掃描員工手機(jī)上的電子票，就能進(jìn)行身份驗證，并分配給她座位號。（二維碼簽到）

此時，管理人員能通過后臺，知曉這列高鐵上的嘉賓，（電子簽到www.31huiyi.com）分別有多少是住A酒店、多少是住B酒店…..以此為依據(jù)精確調(diào)度接送巴士。

在嘉賓下高鐵后，工作人員在巴士停車場用掃描槍掃描電子票，掃描槍上會反饋該嘉賓的大巴車號和下榻酒店信息，引導(dǎo)嘉賓去往正確的大巴。

到達(dá)下榻酒店，嘉賓驗證電子票領(lǐng)房卡，系統(tǒng)會依據(jù)其注冊時填寫的需求和性別自動分配其房間號。管理者可以實時看到100多個酒店，每個酒店的入住情況，最后籍此同酒店進(jìn)行結(jié)算。（微信簽到）

而在年會現(xiàn)場，嘉賓個把電子票放在微光盒掃描后，工作人員就能驗證并看到其身份信息、嘉賓類別（嘉賓、員工、工作人員）等，根據(jù)提示發(fā)放手環(huán)；如果需要，還可同步打印帶個人信息的專屬胸卡。管理人員可以看到總到場人數(shù)、以及各類嘉賓到場情況，輕松做出調(diào)度。www.31huiyi.com

入場后，打開電子票的界面，嘉賓們可以進(jìn)入“個人中心”選擇互動，用手機(jī)絲般順滑地現(xiàn)場發(fā)送圖片、文字、彈幕等在現(xiàn)場大屏幕上進(jìn)行互動，還能參與瘋狂數(shù)錢、超級賽跑等互動大屏抽獎玩法?。ú⒉恍枰狽ASA開發(fā)哦~）

圖片、文字上大屏▼

數(shù)錢抽獎▼

瘋狂賽跑▼

有了數(shù)字化系統(tǒng)，即使把會辦的特炫酷，也能超輕松。馬云爸爸，記得下次用上，給行政美眉減減壓咯~

如果您對以上內(nèi)容感興趣，或想讓數(shù)字會務(wù)來幫您的會議活動增添色彩或提升效率，您可以關(guān)注我們公眾號：Bayantu也可以添加官方客服微信：loveu3188，我們會安排資深顧問與您聯(lián)系洽談合作！

您也可以關(guān)注我們的官方微信公眾號（ID：ctoutiao），給您更多好看的內(nèi)容。